Tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS LOK FOODS S.A.S.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la "Política"), tiene como objetivo implementar las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015, y demás normas relacionadas, en lo que se refiere exclusivamente a las bases de datos, archivos e información que contenga datos personales susceptibles de tratamiento, y explica como LOK FOODS NIT. 900.736.361-8 recolecta, almacena, usa, circula y trata información que usted nos provee a través de distintos medios, así como las finalidades para la cual dicha información personal es empleada, con el fin de protegerlos mediante mecanismos y herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

Marco Normativo de la Política

LOK FOODS, cumple con el marco jurídico colombiano para el tratamiento de los datos personales, en especial:

Constitución Política de Colombia, artículo 15.
Ley 1266 de 2008, en la que se dictan las disposiciones generales de habeas data y se regula el manejo de la
información contenida en las bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de
servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.
Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y sus disposiciones reglamentarias compiladas en el Decreto 1074 de 2015, así como las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
Sentencia C- 1011 de 2008 – Definición de la naturaleza del dato asentado en los Registros Públicos de las
Cámaras de Comercio, como dato público.
Sentencia C – 748 de 2011 – Constitucionalidad del proyecto de Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales.
Y las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de la función establecida en el artículo 21 de la Ley 1581.

Datos de contacto del responsable - Área responsable de la atención de consultas, peticiones y reclamos.

LOK FOODS NIT. 900.736.361-8, entidad privada, con domicilio principal en la Carrera 29 No. 73 - 45 de Bogotá D.C. (en adelante, el "responsable del Tratamiento"). Para efectos de esta Política, el área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos es el responsable de Cumplimiento y podrá ser contactado a través del correo electrónico tucompralok@lokfoods.com

LOK FOODS restringe el tratamiento de datos personales sensibles a aquellos eventos en que resulte estrictamente necesario y legalmente procedente. Cuando se requiera autorización para su tratamiento, se informará al titular que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento, se identificarán los datos sensibles objeto de tratamiento y se informarán de manera previa y expresa las finalidades específicas para las cuales serán utilizados.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará únicamente cuando resulte legalmente procedente, respetando su interés superior y asegurando el respeto de sus derechos fundamentales. Cuando corresponda obtener autorización, esta será solicitada a su representante legal, teniendo en consideración el derecho del niño, niña o adolescente a ser escuchado de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad para comprender el tratamiento correspondiente.

LOK FOODS incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales y solicitará desde el ingreso del dato, en los casos que aplique, autorización para el uso de la información que reciba, para las finalidades propias de su objeto misional.

Así mismo, LOK FOODS dentro de los avisos de privacidad informará de forma clara, expresa los datos recolectados y la finalidad de la recolección y el tratamiento que les dará al titular.

Obligaciones

Son de obligatorio cumplimiento por parte de los directivos, trabajadores, contratistas, proveedores y terceros que, con ocasión de sus funciones, actividades o relaciones con LOK FOODS, tengan acceso a datos personales, las disposiciones legales y reglamentarias aplicables, la presente Política y los procesos, procedimientos e instructivos internos que la desarrollen.

Quienes tengan acceso a datos personales deberán guardar confidencialidad respecto de la información conocida con ocasión de sus funciones o actividades, incluso después de finalizada su relación con LOK FOODS, cuando corresponda.

LOK FOODS realizará las actividades necesarias para la divulgación e implementación de esta Política.

Tratamiento de los datos y finalidad

El responsable del Tratamiento, previa autorización de los titulares de la información (en caso que esta sea requerida), puede obtener información de personas naturales (empleados, clientes y proveedores, etc.), que podrán optar por brindarnos información personal al acceder y/o navegar a través de la página web https://lokfoods.com/, o en conexión con una relación contractual, comercial o de servicios con el responsable del Tratamiento. Los tipos de datos personales que recolectamos son datos públicos, semi privados, privados, datos financieros. Los tipos de datos personales que podrán ser recolectados y tratados dependerán de la naturaleza de la relación existente con el titular y de las finalidades aplicables.

El Tratamiento de los Datos Personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información.

Los datos personales proporcionados al Responsable del Tratamiento serán recolectados, almacenados, usados, analizados, circulados, actualizados y reportados para las siguientes finalidades, según se establezca en la respectiva autorización.

De conformidad con la naturaleza de la relación existente con cada titular y las finalidades informadas en la respectiva autorización o aviso de privacidad, cuando corresponda.

La Compañía también podrá tratar los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines: (i) como elemento de análisis para establecer y mantener una relación laboral, contractual o comercial, cualquiera que sea su naturaleza, (ii) como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas, (iii) como herramienta para el ofrecimiento de productos o servicios propios o de terceros, (iv) para el adelantamiento de cualquier trámite ante una autoridad pública o una persona o entidad privada, respecto del cual la información resulte pertinente, (v) para que toda la información referida al comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios y datos de la misma naturaleza proveniente de terceros países sea consultada, suministrada, reportada, procesada o divulgada, (vii) para el cumplimiento de cualquier otra obligación legal a cargo del Responsable del Tratamiento, incluyendo, pero no limitado a, el cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias, incluyendo, cuando resulte aplicable, procedimientos de conocimiento de contrapartes, prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, gestión de riesgos y retención documental y (viii) para que la información sea transmitida a terceros ubicados dentro o fuera de la República de Colombia, para cualquiera de los fines aquí previstos. (ix) Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al Titular con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios. (x) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con la Compañía, respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por ésta, que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas; (xi) Realizar actividades de mercadeo, ventas y promocionales, telemarketing (mercadeo telefónico), servicio al cliente, actividades de activación de marca, premios y promociones, directamente o a través de terceros derivados de alianzas comerciales o de cualquier vínculo; (xii) Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales la Empresa tenga relaciones contractuales o legales; (xiii)Realizar invitaciones a eventos, mejorar productos y servicios u ofertar nuevos productos, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con la Compañía, o aquel que llegare a tener; (xiv) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por la Compañía, o empresas vinculadas y los aliados comerciales de ésta; (xv) Transmitir datos personales a terceros que actúen como Encargados del Tratamiento, dentro o fuera de Colombia, cuando resulte necesario para la prestación de servicios tecnológicos, logísticos, administrativos, financieros, comerciales, de almacenamiento, computación en la nube u otros servicios requeridos por LOK FOODS; así como transferir datos personales a terceros que actúen como Responsables del Tratamiento cuando exista autorización del titular, habilitación legal o alguna de las excepciones previstas en la normativa aplicable. Las transferencias y transmisiones nacionales e internacionales de datos personales serán realizadas por LOK FOODS con observancia de los requisitos establecidos en la legislación colombiana aplicable en materia de protección de datos personales. (xvi) Gestionar la seguridad física de las personas, bienes e instalaciones de la Compañía, controlar el ingreso y salida de personas, prevenir y atender incidentes y utilizar sistemas de videovigilancia para dichas finalidades, así como suministrar las grabaciones o información correspondiente a las autoridades competentes cuando resulte legalmente procedente.

Derechos de los titulares

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente al responsable del Tratamiento:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
Solicitar prueba de la autorización otorgada
Ser informado por el responsable del Tratamiento previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, así como las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento
el titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento
La revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o cuando exista una obligación legal, contractual, administrativa o judicial que requiera su conservación.

Procedimiento para ejercer los derechos al habeas data

Los titulares de la información podrán ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, revocar la autorización y solicitar la supresión del dato mediante el envío de una comunicación a la dirección y al área indicada en la presente Política. Esta comunicación deberá contener como mínimo lo siguiente:

El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representado.
La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
Consultas. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlas dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendida la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos. Los reclamos deberán contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, los datos de contacto y los documentos que se pretendan hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las faltas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que se presente la información requerida, se entenderá desistido el reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, cuando resulte aplicable, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, dentro de un término no superior a dos (2) días hábiles. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Deberes del Responsable del Tratamiento

LOK FOODS, en su calidad de Responsable del Tratamiento, cumplirá los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, incluyendo garantizar al titular el ejercicio de su derecho de habeas data; solicitar y conservar la autorización cuando resulte exigible; informar las finalidades del tratamiento; conservar la información bajo condiciones adecuadas de seguridad; actualizar, rectificar y suprimir la información cuando resulte procedente; tramitar oportunamente consultas y reclamos; informar al titular sobre el uso dado a sus datos; cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio y adoptar las medidas internas necesarias para garantizar el cumplimiento del régimen de protección de datos personales.

Seguridad de la información

LOK FOODS adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables y apropiadas para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, uso, consulta, acceso, modificación, divulgación o tratamiento no autorizado o fraudulento.

En caso de presentarse incidentes que comprometan la seguridad de datos personales, la Compañía adoptará las medidas necesarias para su gestión y realizará los reportes que resulten exigibles de conformidad con la normativa aplicable.

Conservación de los datos personales

Los datos personales serán conservados durante el tiempo razonable y necesario para el cumplimiento de las finalidades que justificaron su tratamiento y, posteriormente, durante los períodos requeridos para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, laborales, administrativas o judiciales. Cumplidas las finalidades y vencidos los términos de conservación aplicables, la información será suprimida o anonimizada cuando resulte procedente.

Modificación y/o actualización de la política

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de correo electrónico enviado a las direcciones de contacto registradas ante el responsable del Tratamiento.

Vigencia de la política

Vigencia. La presente Política rige a partir del 15 de julio de 2019 y su última actualización corresponde al 20 de mayo de 2025. Las bases de datos sujetas a tratamiento tendrán vigencia durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento, así como durante los términos legales, contractuales, contables y regulatorios que resulten aplicables.

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